Créer et mettre en forme son premier tableau : saisie, formats de cellules, impression et partage

Partie 1 — Maîtriser la saisie et l'organisation des données

Dans cette partie :

• Comprendre l'interface et les cellules
• Saisir et organiser ses données correctement
• Nommer, enregistrer et sécuriser son classeur

Définition : Cellule

Dans un tableur, une cellule est l'intersection d'une colonne (identifiée par une lettre) et d'une ligne (identifiée par un numéro) ; elle constitue l'unité élémentaire de stockage d'une donnée : texte, nombre, date ou formule.

Origine du terme : du latin cellula, « petite chambre »

Mention légale — outils cités dans ce cours

• Excel, Google Sheets, OneDrive : marques tierces
• Cités à titre référentiel uniquement
• L'ESEAD n'est affiliée à aucun éditeur
• Certifications éditeurs : indépendantes de l'ESEAD

Les zones clés de l'interface Excel

• Ruban : onglets thématiques de commandes
• Barre de formule : contenu réel de la cellule
• Zone de nom : adresse de la cellule active
• Onglets de feuilles : en bas de l'écran
• Quadrillage : grille de lignes et colonnes

Les règles d'or de la saisie

• Ligne 1 = en-têtes de colonnes toujours
• 1 colonne = 1 type de donnée uniquement
• Jamais de cellules fusionnées dans un tableau
• Pas de lignes ou colonnes vides dans les données
• Entrée pour valider, Échap pour annuler

Pièges fréquents à la saisie

• Nombre saisi comme texte : aligné à gauche
• Date non reconnue : traitée comme du texte
• Espace invisible avant le texte : fausse égalité
• Virgule vs point décimal : dépend des paramètres régionaux

Enregistrer correctement dès le premier instant

• Ctrl + S : enregistrer (à faire immédiatement)
• Format .xlsx : format standard Excel actuel
• Format .csv : données sans mise en forme
• Nom de fichier : date + projet + version

Versions gratuites vs payantes — ce qu'il faut savoir

• Excel Online (navigateur) : gratuit avec compte Microsoft
• Microsoft 365 Personnel : ~69 € / an (tarif 2025)
• Google Sheets : gratuit, formats Excel compatibles
• LibreOffice Calc : gratuit, open source

Cas : Tableau de suivi des ventes mensuelles

• Col. A : Date (format jj/mm/aaaa)
• Col. B : Référence produit (texte)
• Col. C : Quantité vendue (nombre entier)
• Col. D : Prix unitaire HT (nombre décimal)
• Col. E : Total HT (formule : =C2*D2)

À retenir : Interface et cellules

• Cellule = intersection colonne (lettre) + ligne (n°)
• Barre de formule = contenu réel, pas l'apparence
• Zone de nom = adresse de la cellule active
• Ruban = commandes regroupées par thème

À retenir : Saisie et organisation

• Ligne 1 = en-têtes obligatoires
• 1 colonne = 1 type de donnée
• Jamais de cellules fusionnées dans les données
• Nombre aligné à gauche = texte déguisé

À retenir : Enregistrement et nommage

• Ctrl + S dès l'ouverture du fichier
• .xlsx : format de travail standard
• Nom = date + projet + version
• OneDrive : sauvegarde automatique activable

Partie 2 — Mettre en forme un tableau lisible et professionnel

Dans cette partie :

• Formats de cellules : nombres, dates, textes
• Bordures, couleurs et en-têtes figés
• Premières formules : somme, moyenne, pourcentage

Définition : Format de cellule

Le format de cellule est la règle d'affichage appliquée à la valeur stockée dans une cellule : il définit comment un nombre, une date ou un texte sont présentés à l'écran et à l'impression, sans modifier la valeur réelle.

Origine du terme : du latin forma, « apparence, moule »

Appliquer le bon format selon le contenu

• Nombre : 2 décimales, séparateur de milliers
• Monétaire : € aligné, 2 décimales
• Date : jj/mm/aaaa ou jj mmmm aaaa
• Pourcentage : valeur × 100 + symbole %
• Texte : force la lecture comme texte brut

Bordures, couleurs et mise en forme visuelle

• Bordures : onglet Accueil > Bordures
• Couleur de fond : pot de peinture, Accueil
• Ligne 1 : fond foncé + texte blanc + gras
• Lignes alternées : outil Mettre sous forme de tableau
• Règle : 2 couleurs max dans un tableau de travail

Figer les volets : naviguer sans perdre les en-têtes

• Menu : Affichage > Figer les volets
• Cliquez d'abord sur A2 (sous la ligne d'en-tête)
• Figer la ligne supérieure : option dédiée
• Libérer les volets : même menu, annuler

Écrire sa première formule : logique et syntaxe

• Toute formule commence par le signe =
• =SOMME(B2:B10) : additionne B2 jusqu'à B10
• =MOYENNE(C2:C10) : moyenne de la plage
• =D2/E2 : divise D2 par E2 (pourcentage)
• Entrée pour valider, F2 pour éditer

Erreurs de référence fréquentes

• #DIV/0! : division par une cellule vide ou zéro
• #VALEUR! : opération sur du texte au lieu d'un nombre
• #REF! : référence supprimée après copie
• Recopie vers le bas : vérifier la première et la dernière

Cas : Calcul du total et de la marge sur un tableau de ventes

• E2 = =C2*D2 (quantité × prix unitaire)
• E11 = =SOMME(E2:E10) (total général)
• F2 = =(D2-G2)/D2 (taux de marge brute)
• Recopie : poignée glissée de E2 à E10

Le tableur : outil dominant dans les entreprises françaises

Part des entreprises françaises déclarant utiliser un tableur comme outil principal de gestion des données, par taille d'entreprise (France Num / BPI France, enquête 2024).

• 91 % des PME françaises utilisent un tableur comme outil de gestion principal (France Num / BPI France, 2024)
• 1,5 Md€ coût estimé des erreurs de saisie dans les tableurs (entreprises françaises, DFCG, 2023) (DFCG — Association nationale des directeurs financiers, 2023)

À retenir : Formats de cellules

• Format ≠ valeur : l'affichage ne change pas le calcul
• Ctrl + 1 : ouvrir la fenêtre Format de cellule
• Nombre : 2 décimales + séparateur milliers
• Code postal en 0 : forcer le format Texte

À retenir : Bordures, couleurs, volets

• Ligne 1 : fond foncé + blanc + gras
• Toutes les bordures : pour encadrer le tableau
• Figer volets : clic sur A2 → Affichage → Figer
• 2 couleurs max : lisibilité avant esthétique

À retenir : Formules de base

• Toute formule commence par =
• =SOMME(B2:B10) : les deux points = plage
• Poignée de recopie : glisser pour étendre
• #DIV/0! : diviseur vide ou nul

Partie 3 — Imprimer, exporter et partager son tableau

Dans cette partie :

• Préparer l'impression : mise en page et aperçu
• Exporter en PDF et envoyer par e-mail
• Partager via OneDrive ou Google Drive

Préparer l'impression pas à pas

• Ctrl + P : ouvrir l'aperçu avant impression
• Orientation paysage si > 5 colonnes
• Ajuster : 1 page de large × n pages de haut
• Répéter les en-têtes : Mise en page > Imprimer titres
• Quadrillage : cocher dans Mise en page si souhaité

Exporter en PDF : deux méthodes fiables

• Méthode 1 : Fichier > Enregistrer sous > PDF
• Méthode 2 : Ctrl + P > Imprimante : Microsoft Print to PDF
• PDF : mise en forme figée, non modifiable
• Vérifier l'aperçu avant d'exporter

Partager un classeur en ligne : geste par geste

• OneDrive : bouton Partager en haut à droite
• Saisir l'adresse e-mail du destinataire
• Choisir : peut modifier OU peut afficher
• Lien de partage : copier pour diffuser
• Google Drive : même logique, bouton Partager

Droits d'accès : ce que vous choisissez, vous le contrôlez

• Peut modifier : collaboration active en temps réel
• Peut afficher : lecture seule, aucune modification
• Lien valable pour tous : risque si données sensibles
• Révoquer l'accès : Partager > Gérer l'accès

Équipement numérique des entreprises françaises : usages bureautiques

Part des salariés français déclarant utiliser régulièrement des outils bureautiques en ligne, par type d'outil (INSEE, enquête TIC 2024).

• 68 % des salariés français utilisent un tableur régulièrement dans leur travail (INSEE, Enquête TIC entreprises, 2024)
• 61 % des salariés utilisent un stockage cloud pour partager des fichiers professionnels (INSEE, Enquête TIC entreprises, 2024)

À retenir : Préparer l'impression

• Ctrl + P : aperçu avant tout envoi
• Paysage + Ajuster 1 page large : les deux réflexes
• Imprimer les titres : en-têtes sur chaque page
• Quadrillage : visible à l'écran ≠ imprimé par défaut

À retenir : Export PDF

• Fichier > Enregistrer sous > PDF : méthode directe
• Ctrl + P > Microsoft Print to PDF : alternative
• Toujours ouvrir le PDF avant de l'envoyer
• PDF = mise en forme figée pour le destinataire

À retenir : Partage cloud

• Partager : bouton en haut à droite d'Excel Online
• Invitation nominative > lien universel
• Peut modifier vs Peut afficher : choisir avec soin
• Révoquer l'accès : Gérer l'accès, à tout moment